Nama : Livia Mega Rahmayanti
NPM : 54216082
Kelas : 2DF02
1. BAGAIMANA CARA MENGEMUKAKAN PENDAPAT DALAM RAPAT DENGAN
BAIK
1.
Memikirkan Terlebih Dahulu Pendapat Yang Akan di Sampaikan
Memikirkan terlebih dahulu
mengenai pendapat yang akan disampaikan di muka umum adalah sesuatu yang
penting. Terkadang dalam menyampaikan pendapatnya, manusia tidak memikirkan
terlebih dahulu dampak yang mungkin ditimbulkan dari pendapat yang dilontarkan.
Bisa saja, pendapat yang dilontarkan justru akan merugikan diri sendiri maupun
orang lain. Oleh karena itu, sebelum pendapat dilontarkan, perlu dilakukan
kajian dan analisis yang mendalam untuk meminimalisir terjadinya pengertian konflik menurut para ahli.
2.
Didasarkan Pada Akal Sehat
Cara mengemukakan pendapat
perlu didasarkan pada akal sehat agar orang lain dapat menerima informasi yang
terkandung di dalam pendapat dengan baik. Didasarkan pada akal sehat tentunya
berlandaskan kepada fakta-fakta empiris dan tidak berkesan mengada-ada. Oleh
karena itu, penting bagi masyarakat untuk memperlajari teori atau fakta-fakta
yang berkaitan dengan pendapatnya agar pendapat yang disampaikan menjadi kuat
secara teori dan fakta. Sedapat mungkin, akal sehat yang menjadi dasar dalam
menyampaikan pendapat tetap berpegang teguh pada Pancasila
sebagai filsafat. Tujuannya, selain didasarkan pada teori maupun
fakta, pendapat yang disampaikan juga berlandaskan pada filsafat terkandung
dalam Pancasila.
3.
Mengutamakan Kepentingan Umum
Dalam suatu forum yang
terdapat di lingkungan masyarakat, demokrasi harus ditegakkan secara menyeluruh
khususnya dalam proses penyampaian pendapat. Pendapat yang disampaikan di dalam
forum haruslah mengutamakan kepentingan umum, bukan kepentingan pribadi atau
kelompok tertentu. Hal ini dimaksudkan agar masyarakat dapat merasakan manfaat kehidupan demokrasi dalam kehidupan bermasyarakat dan
kebijakan yang ditujukan pada kepentingan umum dapat terlaksana dengan baik.
Oleh karena itu, setiap masyarakat yang terlibat dalam penyampaian pendapat
dalam forum sebaiknya menahan diri untuk demi kepentingan bersama.
4.
Menyampaikan Dengan Sopan
Pendapat yang akan disampaikan harus disertai
dengan rasa sopan. Seseorang tidak dianjurkan untuk menyampaikan pendapat
dengan cara yang tidak dikehendaki agar tidak memperkeruh suasana di dalam
forum tersebut. Penyampaian pendapat harus dilakukan dengan sopan dan disertai
dengan kepala dingin agar tidak menjadi konflik sosial dalam masyarakat khususnya yang terlibat
di dalam forum.
5.
Tidak Menyinggung SARA
Sedapat mungkin pendapat
yang disampikan tidak menyinggung suku, agama, ras maupun antar golongan
tertentu. Penyinggungan terhadap SARA sangat tidak dianjurkan karena dapat
menjadi salah satu faktor penyebab konflik sosial di dalam masyarakat.
Walaupun pada saat menyampaikan pendapat SARA tidak sengaja disinggung, orang
yang menyampaikan pendapat tersebut harus dapat mempertanggungg jawabkan
pendapatnya karena pembahasan terhadap SARA adalah bahasan yang sensitif di
kalangan masyarakat di Indonesia.
6.
Tidak Memaksakan Pendapat
Sebagai masyarakat yang
memegang teguh asas-asas demokrasi Pancasila yang bersumber pada sila
Pancasila, pemaksaan pendapat di dalam suatu forum sedapat mungkin dihindari.
Pemaksaan pendapat yang terjadi di dalam suatu forum masyarakat dapat membuat
situasi menjadi keruh dan tidak terkendali. Bahkan, bisa saja pemaksaan
pendapat ini menimbulkan kekerasan secara verbal maupun fisik yang dapat
berujung pada tindak pidana. Sekali lagi, perlu adanya pikiran yang jernih dan
kesabaran yang tinggi dalam menyampaikan pendapat di muka umum agar hal-hal
yang tidak diinginkan tidak terjadi.
7.
Tidak Memotong Pembicaraan
Walaupun kebebasan atau
kemerdekaan berpendapat dijamin oleh undang-undang, seseorang tidak bisa begitu
saja memotong pembicaraan yang sedang berlangsung untuk menyampaikan
pendapatnya. Sebaiknya, seseorang tersebut menunggu terlebih dahulu sampai
proses pembicaraan selesai, barulah pendapatnya disampaikan. Di dalam
masyarakat Indonesia, memotong pembicaraan yang sedang berlangsung adalah
perbuatan yang tidak sopan dan melanggar norma-norma
dalam masyarakat.
8.
Menerima Usulan atau Kritik
Dalam proses demokrasi,
usul atau kritik merupakan hal cara mengemukakan pendapat yang sering
dilontarkan oleh orang lain kepada kita maupun kepada kelompok lain. Usul dan
kritik yang dilontarkan bisa saja bertentangan dengan apa yang ada di dalam
pikiran atau nurani kita. Namun, sebagai masyarakat yang mengimpelementasikan
nilai-nilai Pancasila dalam kehidupan sehari-hari, usul atau kritik yang
ditujuakan kepada kita sebaiknya diterima dengan lapang dada. Usul maupun
kritikan yang kita terima dapat dijadikan sebagai bahan merefleksikan diri
untuk menjadikan hidup lebih baik dan bermakna di dalam kehidupan bermasyarakat.
9.
Berlapang Dada Jika Pendapatnya di Tolak
Ditolaknya pendapat dalam
suatu forum merupakan hal yang wajar. Peserta forum tentunya mempunyai
pertimbangan khusus yang menjadi alasan mengapa pendapat tersebut ditolak.
Sebagai masyarakat yang meyakini Pancasila sebagai kepribadian bangsa Indonesia yang
tercermin dalam diri, pendapat yang ditolak sebaiknya diterima dengan lapang
dada dan tidak berkecil hati. Mungkin saja penolakan terhadap pendapat yang
disampaikan kurang atau tidak mewakili kepentingan orang banyak.
10.
Melaksanakan Keputusaan Bersama Sekalipun Bukan Pendapatnya
Dalam proses demokrasi,
musyarawah merupakan salah satu cara untuk memutuskan suatu tindakan atau
kebijakan yang ditujukan untuk orang banyak. Jika dijalankan dengan baik, maka
manfaat musyarawarah dalam kehidupan sehari-hari dapat dirasakan oleh semua angora
forum. Oleh karena itu, setiap anggota forum harus dapat menghargai apa yang
menjadi keputusan bersama sekalipun keputusan yang dihasilkan bukan merupakan
pendapatnya.
2.
BAGAIMANA CARA
MEMIMPIN RAPAT
Cara memimpin rapat yang
dilakukan seseorang dapat menunjukkan bagaimana kemampuan mereka sebagai
seorang pemimpin secara keseluruhan.
Daripada Anda hanya menjadi seorang
fasilitator yang mengikuti checklist mengenai topik yang dibicarakan saat
rapat, lebih baik pelajari cara memimpin rapat yang baik dan efektif seperti
ini:
1. Umumkan Jadwal Rapat
Umumkan kepada semua
peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan,
minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan
persiapan dengan maksimal.
2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak”
Cepat
Buat agenda rapat beserta
dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat
waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Rapat yang molor lebih dari
satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus
mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.
3. Serius
Jika memang ada persoalan
penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera
menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin
cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.
4. Percaya Diri
Ucapkan terima kasih kepada
semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung
dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan
salam.
5. Produktif
Tidak hanya Anda sebagai
pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif
selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro
maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan
rapat berujung pada hasil yang memuaskan.
6. Fokus
Sebagai pemimpin rapat,
Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak
fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari
fokus bersama-sama.”
Kemudian, jika ada dua atau
tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang
belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan
rapat selanjutnya.
7. Adil
Walaupun bersikap produktif
adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak
memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik
dalam rapat.
Minta kepada orang tersebut untuk secara
pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai.
Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum
berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.
8. Inklusif
Cara
memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan
semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung. Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal,
maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di
perusahaan ketika rapat dimulai.
9. Catat Semua Hal Penting
Tugaskan satu orang menjadi
notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama
rapat berlangsung.
10. Buat Kesimpulan
Buat satu kesimpulan besar
atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan
lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan
kontribusi mereka.
3.
APA
SAJA YANG HARUS DIPERSIAPKAN DALAM RAPAT?
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip
dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu
sebagai berikut :
·
Why?
Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari
rapat tersebut.
·
What?
Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan
agenda rapat.
·
Who?
Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan
peserta rapat yang diundang.
·
Where?
Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
·
When?
Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan
waktu rapat akan diselenggarakan.
·
How?
Bagaimana rapat akan diselenggarakan? hal ini untuk menentukan apakah rapat
tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup
atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan
menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat
berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris
harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal
ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
A. Membuat agenda rapat dan
susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok
permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara
rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda
rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan
atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja
peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta
rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat,
apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu
acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat
hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau
kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat
undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal
undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama
orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal,
waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat
yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu
pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau
pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk
lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan
agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan
kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga
memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar
hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk
mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah
sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai
bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain
sebagai berikut :
a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang
lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan
dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan
tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk
masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran
yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan
rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan
perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam
rapat anatara lain sebagai berikut :
1. While board lengkap dengan spidol
dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head
Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang
dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.
Dalam
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar
kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah
barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih
dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat
sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun
apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor,
rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat
diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa
kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus
dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut
:
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk
harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan
agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas
Gaya
klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan
tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya konferensi
Gaya
konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan
semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya
konferensi :
c. Gaya huruf U
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya workshop
Pengaturan
tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari
satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu
sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat
tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan
terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor,
tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan.
Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan
berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman
dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,
variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1) Disajikan sebelum peserta
rapat dududk.
2) Disajikan selama rapat
berlangsung.
3) Disajikan pada waktu
istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi.
Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat
mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu
hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para
peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1,
sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala
sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara
lain sebagai berikut :
1) Apakah kursi telah cukup
sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2) Apakah letak tempat duduk
sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3) Apakah semua alat
perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4) Apakah bahan-bahan atau
materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu
map?
5) Apakah daftar hadir, agenda
rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6) Apakah konsumsi rapat telah
dipesan/disiapkan?
Daftar
pusaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar